注册登录

陶企市场部这些都不懂,怎么组织会议?


来源:新浪家居

被誉为中国最伟大作家的曹雪芹先生讲:“世事洞明皆学问,人情练达即文章。”世间诸事,无论政治、军事、科技、民生还是文艺创作,想要大成功,始终讲究个“六字法”:“凤头、猪肚、豹尾六字是也。”

一凤头:充分准备起要美丽

凤头,顾名思义,就是要像凤凰的头部一样俊美、精彩。

好的开始等于成功了一半。“夫未战而庙算胜者,得算多也;未战而庙算不胜者,得算少也。多算胜,少算不胜,而况于无算乎!”(《孙子兵法·计篇》)道出了筹划的重要性。“兵马未动,粮草先行”,打响战争第一枪的是军需官。对于只能成功的事情,怎么准备都不过分。

会前准备包括:

1、组建领导班子。各司其职,各负其责。

2、明确会议内容。会议目的、时间、地点、餐饮、住宿、交通、宣传推广、与会人员、费用预算等。

3、成立项目小组。任命组长,挑选组员。职责清晰,分工明确。充分授权,扁平管理。文案策划组、平面设计组、宣传推广组、邀约接待组、食宿交通组、新品发布组、课件研发组、音像舞美组、物资采购组等。

4、制定详细方案。调研方案、主题方案、日程方案、分工方案、培训方案、邀约方案、推广方案、现场方案、激励方案、预算方案等。

5、确定食宿会场。根据会议的级别确定酒店档次。食宿会场最好在一家酒店,除了降低交通成本,避免奔波之苦,更重要的是杜绝不必要的安全隐患。

6、发出会议通知。会议主题、目的、内容、会期、与会人员,以及报到时间、地点、方式、联系人、注意事项等。

7、制作邀请函件。可以的话,H5即可。版式美观,修改方便。成本低,效率高,易转发,更环保。

8、印制广告物料。根据会场及会议实际情况,印制喷绘、横幅、桌牌、门型架、指示牌、产品标贴、各式证件(出席证、列席证、工作证、嘉宾证、记者证、教官证、参会证)等。

9、购买意外保险。全员购买,一个不少。保险时长,包括往返时间。

10、收集文件资料。PPT、音频、视频、会议指南、产品介绍等。

11、新品研发展示。不少会议以“新品发布”、“新品订购”为主题,或者“新品鉴赏”是会议日程重要一环,这都要求提前研发或准备好产品,并做好充分展示,让人产生购买冲动。

12、物资采购存储。水果、糕点、茶水、饮料、文具、服装等,必备物资,必不能少。

13、活动彩排优化。特别大型会议,彩排绝不能少。从内容到形式,从主持到表演,从灯光到摄像,各个岗位、各时间段,分秒必究。

14、召开动员大会。组织方全员参与,最后一次公布各类方案,确定会议流程,明确分工职责。凝心聚力,鼓足干劲。攻坚克难,夺取胜利。

15、装饰布置会场。充分体现会议主题,全力营造会议气氛。搭建桁架,悬挂会标、徽记、旗帜。确定桌椅摆放形式,设置主席台,落实领导座次,设置发言台/席,摆放桌牌、话筒、适宜花卉。签到区、新品区、洽谈区、礼品区等规划合理,醒目实用。照明、通风、录音、录像、空调、投影等设备齐全、有效。

16、试播试放文件。PPT、音频、视频等。

17、接待服务工作。为与会人员或重要嘉宾提供接车接机、食宿医疗、文化娱乐、安全保卫等服务。提前安排好接待名单、接待车辆司机,确定上车时间、详细地点,以及是否拼车等细节问题。

18、进行会前检查。不同人员,不定区域,交叉检查,查漏补缺。

二猪肚:执行严谨中要浩荡

猪的肚子饱满而圆实。有了精彩的开头,自然不能在主体上华而不实。

马云与日本软银集团总裁孙正义曾探讨过一个问题:一个方案是一流的Idea加三流的实施;另外一个方案,一流的实施加三流的Idea。哪个好?“我们俩同时选择一流的实施,三流的Idea。”马云对阿里巴巴员工的执行力要求很严格,“阿里巴巴不是计划出来的,而是‘现在、立刻、马上’干出来的。”

公关策划行业流行着一句话:“三分策划、七分执行”。一场活动的完美举办,更重要的是有效的落地执行。

有计划没行动等于零!有布置没监督等于零!有发现没处理等于零!执行不到位,一切等于零!

现场执行包括:

19、安全永远第一。人员、水电、舞台、设备等会议安全重于泰山。宁操百倍心,不冒半分险。安全责任无小事,坚决消除一切隐患。

20、反复检查核实。会务人员提前1小时到达会场,反复检查准备情况。广告物料,会场布置,电子设备,文件资料等一个都不能少。

21、紧扣服务细节。搞好会议签到、材料分发、茶歇、翻译、摄影、摄像、用餐、休息等服务。

22、核实相关人员。落实主持人、领导、嘉宾、讲师、演员等是否到齐。按预订方案组织与会人员由前向后依次就座。

23、维持会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门。开会期间手机等调静音或震动,严禁在会场接拨电话,认真听讲,积极互动,严禁交头接耳开小会。

24、做好会议记录。写好会议简报。

三豹尾:善始慎终结要响亮

豹的尾巴非常有力。结尾应表现强劲,雄劲潇洒。

“行百里者半于九十”,此言末路之难也。会议结束,并非会务组织工作的结束。越接近成功越困难,越要认真对待,善始慎终。

会议善后包括:

25、检查清理会场。会议结束后,检查会场,带回剩余材料、物料等。

26、做好会后安排。文艺招待、参观游览、联欢娱乐等。

27、组织欢送服务。根据与会人员离会时间,出发车站、机场,提前安排车辆、司机等。特别重要嘉宾,举行隆重热烈欢送仪式。

28、费用结算报销。餐饮、住宿、会场、交通、物料、物资等根据实际消费,予以报销结算。

29、总结表彰大会。会务组做好会议文件收集、归档工作。根据各小组、各成员、各阶段、各环节表现,予以隆重公开的表彰奖励,以利再战!

30、会议宣传报道。营销无处不在,宣传贯穿始终。官方媒体、行业媒体、新媒体、内刊等做好宣传报道工作,传递正能量,弘扬主旋律。统一思想,凝聚共识,落到行动,夺取胜利。

“天行有常”,“人道有为”,“制天命而用之”(《荀子·天论》)。大自然的运行有其自身规律,只要掌握了就可以善加利用为自身服务。“凤头、猪肚、豹尾”,作为重要的方法论,指导着无数的工作实践。赢在责任心,胜在执行力。“六字法”影响深远。(撰文/黄循龙)

为您推荐

热点排行

图文推荐

胜负彩比分直播